Privaatsuspoliitika

1. Kes me oleme

See poliitika kehtib veebilehele odoma.app ja veebitöölauale dashboard.odoma.app (edaspidi „töölaud“). Nende operaator on ODOMA SERVICES OSAÜHING, registrikood 17589729, KMKR number EE103025241, aadress Kari tn 24-12, 10315 Tallinn (edaspidi „meie“).

Mobiilirakendusi Odoma Tracker ja Odoma Checkit annab välja mittetulundusühing Odoma Digipädevuse Selts (registrikood 80659718). Kõik, mida rakendus telefonis teeb, on kirjeldatud rakenduste privaatsuspoliitikas. Rakenduste poliitika lõpeb seal, kus telefoni andmed jõuavad inimese otsusel tema tööandja töölauale; sealt edasi kehtib see poliitika.

Andmete küsimustes kirjutage aadressile support@odoma.ee. Vastame 30 päeva jooksul.

2. Kaks rolli: ettevõte ja meie

Ettevõte on vastutav töötleja. Ettevõte, kes loob töölaual konto, otsustab, millised töötajad on ühendatud, milliseid sõite, tšekke, kliente ja arveid seal peetakse ning kellele oma inimestest ta juurdepääsu annab. GDPR-i tähenduses on ettevõte nende andmete vastutav töötleja ja meie volitatud töötleja tema korraldusel (artikkel 28). Korralduseks loetakse töölaua sihipärast kasutamist; töötlemise tingimused on kasutustingimuste osa. Töötaja, kelle andmeid ettevõte peab, pöördub juurdepääsu, parandamise või kustutamise asjus eelkõige ettevõtte poole; meie aitame ettevõttel sellist taotlust täita.

Meie oleme vastutav töötleja andmete puhul, mis on vajalikud konto ja lepingu olemasoluks: konto omaniku e-posti aadress ja nimi, ettevõtte rekvisiidid, paketi arved ja nende tasumine, pöördumised toe poole, teenuse töö tehnilised logid.

3. Mida me säilitame

3.1 Konto ja ettevõte (meie oleme vastutav töötleja)

• Sisselogimine: e-posti aadress, profiili nimi, Google'i või Apple'i kaudu sisselogimise identifikaator või parooliga konto. Parooli hoiab Google'i Firebase Authentication; meie serveritesse see ei jõua.
• Ettevõte: nimi, registrikood, KMKR number, aadress, IBAN, telefon ja e-posti aadressid arvete jaoks; e-posti aadresside kinnitus (aadressi räsi, kuupäev).
• Pakett ja tasumine: valitud pakett, paketi arved püsiva viitenumbriga, tasumise kuupäevad; märge tingimuste ja selle poliitika aktsepteerimise kohta: redaktsioon, kuupäev ja kellaaeg, kes nõustus (konto ja e-post), ekraani keel. Tellimuse eest tasute pangaülekandega või veebis MakeCommerce kaudu (jaotis 5). Veebimakse puhul saame MakeCommerce'ilt ainult makse andmed: summa, arve numbri, oleku, aja ja makseviisi. Teie kaardi ega internetipanka sisselogimise andmeid meil ei ole.
• Tugi: pöördumiste tekst ja kirjavahetus, kes ja millal kirjutas.
• Kasutus ja tehnika: kasutusloendurid (inimesed, seadmed, dokumendid), serverile tehtud päringute logid, ekraanide osalise laadimise sündmused, operaatori kontoga seotud toimingute auditilogi.

3.2 Ettevõtte andmed töölaual (ettevõte on vastutav töötleja, meie volitatud töötleja)

• Inimesed: seadme pseudonüüm (juhuslik identifikaator, mille telefon ise lõi), ettevõtte antud nimetus, vajaduse korral ees- ja perekonnanimi, IBAN hüvitise väljamaksmiseks, tunnimäär, rollid ja õigused.
• Töösõidud: kuupäev, algus- ja lõpuaeg, algus- ja lõpuaadress, vahemaa, odomeetri näidud, sõidu eesmärk, objekt, hüvitise summa ja lihtsustatud marsruudijoon (mitte rohkem kui mõnikümmend punkti), mille järgi töölaud määrab objekti ja seal veedetud aja. Sõidud saabuvad ainult telefonilt, mille inimene on ise kutsekoodiga ettevõttega ühendanud, ja ainult need, mis on märgitud töösõitudeks.
• Tšekid: tšeki foto ja tuvastatud väljad (müüja, kuupäev, summa, käibemaks, makseviis, kaardi neli viimast numbrit). Kaardi täisnumbrit ei säilitata kunagi.
• Objektid ja kliendid: nimed, aadressid, kontaktid, rekvisiidid.
• Arved, hinnapakkumised, tööaruanded, maksed: dokumentide sisu, PDF „nagu saadetud“, e-arved, kellele ja millal saadetud.
• Pank: väljavõtted, mille ettevõte ise üles laadib (CAMT, CSV), koos nendes väljavõtetes olevate vastaspoolte nimede ja IBAN-idega.
• Sissetulev post: kirjad ja manused, mis saadetakse ettevõtte unikaalsele aadressile kujul ettevotte-nimi@odoma.app (varem väljastatud: docs+kood@odoma.app), ja neist tuvastatud arved.
• Arvete veebimakse: kui ettevõte ühendab Montonio, säilitame tema Montonio juurdepääsuvõtmed ja laekunud maksete kirjed (summa, tellimuse number, kuupäev). Maksja andmeid töötleb Montonio.

3.3 Telefonide diagnostikalogid

Telefon saadab meile diagnostikalogisid ainult arendajarežiimis, mille inimene lülitab ise rakenduse seadetes sisse. Sellised logid võivad sisaldada koordinaate ja trackeri töö üksikasju ning on vajalikud vigade uurimiseks. Tavalises töös neid serverisse ei saadeta.

3.4 Kirjad ettevõtetele töölaua kohta (meie oleme vastutav töötleja)

Kirjutame Eesti väikeettevõtetele, kellele töölaud võib kasulik olla. Nimekirja koostame Eesti äriregistri (e-äriregister) ja Maksu- ja Tolliameti (EMTA) avaandmete põhjal.

• Adressaadi andmed: ettevõtte nimi, registrikood, e-posti aadress, maakond ja põhitegevusala; juhatuse liikme või ettevõtja nimi — ainult kirjas pöördumiseks.
• Kirjade arvestus: saatmise kuupäev ja kirja keel, kas kiri toimetati kätte, kas see avati, lingil klõpsamine, vastus, postiserveri tagasilükkamine, loobumine.
• Kui ettevõte lõi pärast kirja konto: märge „tuli kirja kaudu“ ettevõtte andmetes ja seos kirjaga. Ettevõtte kustutamisel kustutatakse seos koos sellega.

Igas kirjas on loobumislink: pärast seda kirju enam ei tule. Vastuväite võib esitada ka kirjale vastates.

4. Mida me ei säilita

• Isiklikud sõidud. Isiklikuks märgitud sõitu töölauale ei edastata. Kui töösõit muudetakse isiklikuks, kustutatakse serveri koopia.
• Paroolid ja kaartide täisnumbrid. Vt eespool.
• Reklaamiandmed. Veebilehel ja töölaual ei ole reklaamivõrke, kolmandate osapoolte külastusloendureid ega jälgijaid. Me ei müü andmeid ega edasta neid vahendajatele.
• Telefoni toored GPS-rajad. Töölauale jõuab ainult jaotises 3.2 kirjeldatud töösõidu lihtsustatud joon, mitte koordinaatide voog.

5. Kus andmed on ja kes neid veel näeb

Maksed. Teie isikuandmete töötlemise eest vastutame meie. Paketi arve veebimakse tegemiseks edastame volitatud makseandmete töötlejale Maksekeskus AS (MakeCommerce) makseks vajalikud isikuandmed: summa ja arve numbri, ettevõtte nime ja arvete e-posti. Panga- või kaardiandmed sisestab maksja MakeCommerce'i lehel; nende töötlemist kirjeldavad MakeCommerce'i andmekaitsetingimused.

Andmebaasi varukoopiad tehakse automaatselt: igapäevaseid hoitakse 7 päeva, iganädalasi 98 päeva; kord nädalas laaditakse koopia eraldi EL-is asuvasse hoidlasse 30-päevase kustutuskeeluga, vanad koopiad kustutatakse hiljemalt 12 kuu möödudes.

6. Kui kaua säilitame

• Kuni konto on olemas — kõik ettevõtte andmed. Pärast proovi- või tasutud perioodi lõppu läheb töölaud vaatamisrežiimi, andmeid ei kustutata; telefonid salvestavad edasi, sünkroonimine nendega lõpeb kuni makseni.
• Vähemalt 90 päeva pärast tasutud perioodi lõppu säilitame andmed muutmata kujul. Seejärel on meil õigus need arhiveerida või kustutada, teatades sellest e-kirjaga konto aadressile vähemalt 30 päeva ette.
• Ettevõtte kustutamise teeb konto omanik seadetes. 30 päeva on andmed külmutatud ja kustutamise saab tühistada, seejärel kustutatakse kõik jäädavalt; varukoopiatest kaovad andmed nende aegumisel.
• Paketi arved, mille oleme ettevõttele esitanud, ja nende maksete kirjed — 7 aastat Eesti raamatupidamise seaduse järgi.
• Kirjad ettevõtetele (jaotis 3.4): kirjade arvestus — mitte kauem kui 24 kuud pärast viimast kirja; aadress, millelt loobuti, — kirjade stoppnimekirjas räsina, tähtajatult, et enam mitte kirjutada.
• E-posti stoppnimekiri (aadressid, millelt tuli kättetoimetamise tõrge või kaebus) — räsina, kuni aadress uuesti kinnitatakse.
• Teeninduskirjed: korduvpäringute võtmed — 30 päeva, liidese sündmuste loendurid — 90 päeva, kirjades olevad lingid — 48 tunnist 7 päevani.

7. Õiguslikud alused

• Leping (GDPR art 6(1)(b)) — konto, pakett, arved ja nende tasumine, sh makseandmete edastamine MakeCommerce'ile, tugi.
• Ettevõtte korraldus (GDPR art 28) — ettevõtte töötajate, sõitude, tšekkide, klientide ja dokumentide andmed.
• Juriidiline kohustus (art 6(1)(c)) — meie arvete ja raamatupidamiskirjete säilitamine.
• Õigustatud huvi (art 6(1)(f)) — teenuse turvalisus, kaitse kuritarvituste eest, tehnilised logid, pöördumiste koopia operaatorile, kirjad ettevõtetele töölaua kohta (jaotis 3.4; vastuväite võib esitada igal ajal — GDPR art 21).

8. Teie õigused

Konto omanik saab igal ajal töölaual: eksportida kõik ettevõtte andmed ühe arhiivina (Seaded → Andmed → Eksport: kirjed, tšekkide fotod, arvete PDF-id), parandada rekvisiite ja kirjeid, kustutada ettevõtte 30-päevase tühistamisvõimalusega. Ettevõtte töötaja pöördub oma ettevõtte poole; kui ettevõte ei vasta, kirjutage meile, me aitame.

Juurdepääs (art 15), parandamine (16), kustutamine (17), piiramine (18), ülekantavus (20), vastuväide (21) — kirjaga aadressile support@odoma.ee. Kaebuse saab esitada Andmekaitse Inspektsioonile (aki.ee).

9. Turvalisus

• Ühendus ainult HTTPS-i kaudu; sisselogimine Firebase Authenticationi kaudu e-posti aadressi kinnitusega; rollid ja õigused ettevõtte sees.
• Arvete ja kirjade saatmine on suletud, kuni saatja aadress ei ole kinnitatud; piirangud kirjadele ja päringutele.
• Operaatori toimingud kontodega salvestatakse auditilogisse; andmebaasi taastamine mis tahes ajahetke seisuga 7 päeva jooksul; eespool kirjeldatud varukoopiad.
• Ettevõtte töötajad on töölaual nähtavad seadmete pseudonüümide all, nimed lisab ainult ettevõte ise.

10. Küpsised ja brauseri salvestusruum

Veebileht odoma.app ei sea küpsiseid ega kasuta loendureid. Kui tulite meie kirja lingi kaudu (jaotis 3.4), hoiavad veebileht ja töölaud localStorage'is selle kirja märget kuni 30 päeva — et märkida, et ettevõte tuli kirja kaudu. Töölaud hoiab brauseris sisselogimisandmeid (Firebase Authentication) ja teie ekraaniseadeid localStorage'is; kolmandate osapoolte küpsiseid ei ole.

11. Lapsed

Töölaud on mõeldud ettevõtetele ja nende töötajatele. Me ei loo kontosid alla 16-aastastele isikutele.

12. Muudatused

Olulistest muudatustest teatame e-kirjaga konto aadressile ja uuendame lehe ülaosas olevat kuupäeva.

Poliitika on koostatud eesti, vene ja inglise keeles; versioonide lahknevuse korral on ülimuslik eestikeelne versioon.

Muudatuste logi

• 2026-09-04 — esimene versioon ODOMA SERVICES OSAÜHING jaoks (töölaud ja veebileht odoma.app).
• 2026-09-14 — eestikeelne tõlge 2026-09-04 venekeelsest versioonist; jaotisse 12 lisatud: lahknevuse korral on ülimuslik eestikeelne versioon.
• 2026-09-15 — jaotisse 3.1 lisatud märge tingimuste ja poliitika aktsepteerimise kohta.
• 2026-09-22 — andmebaas viidi piirkonnast europe-west2 (London, Ühendkuningriik) üle piirkonda europe-west3 (Frankfurt, EL): kõik andmed asuvad EL-is; uuendatud jaotis 5 ja kuupäev lehe ülaosas; täpsustatud, et kontosse sisselogimist (Firebase Authentication) töötleb Google USA-s.
• 2026-09-24 — punktis 3.2: ettevõtte sissetuleva posti aadress põhineb nüüd tema nimel (ettevotte-nimi@odoma.app); varem väljastatud aadressid kujul docs+kood@odoma.app töötavad edasi.
• 2026-09-27 — paketi arvete veebimakse MakeCommerce'i (Maksekeskus AS) kaudu: 3.1, jaotis 5 (saaja ja lõik „Maksed“), 6 ja 7; jaotises 1 — aadress, täpsustatud piir rakenduste poliitikaga; jaotises 6 — ilma makseta lõpeb sünkroonimine telefonidega.
• 2026-09-30 — kirjad ettevõtetele töölaua kohta: uus jaotis 3.4, täiendatud jaotisi 5, 6, 7 ja 10 (kirja märge localStorage'is).