Политика конфиденциальности

1. Кто мы

Эта политика относится к сайту odoma.app и веб-дашборду dashboard.odoma.app (далее — «дашборд»). Их оператор — ODOMA SERVICES OSAÜHING, регистрационный код 17589729, номер плательщика НДС EE103025241, адрес Kari tn 24-12, Põhja-Tallinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10315, Эстония (далее — «мы»).

Мобильные приложения Odoma Tracker и Odoma Checkit издаёт некоммерческое объединение Odoma Digipädevuse Selts (рег. № 80659718). Всё, что приложение делает на телефоне, описано в политике конфиденциальности приложений. Эта политика начинается там, где данные с телефона по решению человека попадают в дашборд его работодателя.

По вопросам данных пишите на sergei.matisen@odoma.ee. Отвечаем в течение 30 дней.

2. Две роли: фирма и мы

Фирма — контролёр. Фирма, которая заводит аккаунт в дашборде, решает, какие сотрудники подключены, какие поездки, чеки, клиенты и счета в нём ведутся, и кому из своих людей она даёт доступ. По смыслу GDPR фирма — контролёр этих данных, а мы — обработчик по её поручению (статья 28). Поручением считается использование дашборда по назначению; условия обработки — часть условий использования. Сотрудник, чьи данные ведёт фирма, обращается за доступом, исправлением или удалением прежде всего к фирме; мы помогаем фирме исполнить такой запрос.

Мы — контролёр для данных, которые нужны, чтобы аккаунт и договор существовали: адрес почты и имя владельца аккаунта, реквизиты фирмы, счета за тариф и их оплата, обращения в поддержку, технические журналы работы сервиса.

3. Что мы храним

3.1 Аккаунт и фирма (мы — контролёр)

• Вход: адрес почты, имя из профиля, идентификатор входа через Google или Apple либо аккаунт с паролем. Пароль хранит Firebase Authentication компании Google; на наши серверы он не попадает.
• Фирма: название, регистрационный код, номер НДС, адрес, IBAN, телефон и адреса почты для счетов; подтверждение адресов почты (хэш адреса, дата).
• Тариф и оплата: выбранная ступень, счета за тариф с постоянным номером ссылки, даты оплаты. Оплату подписки вы делаете банковским переводом; данных вашей карты у нас нет.
• Поддержка: текст обращений и переписка, кто и когда написал.
• Потребление и техника: счётчики использования (людей, устройств, документов), журналы запросов к серверу, события частичной загрузки экранов, аудит действий оператора над аккаунтом.

3.2 Данные фирмы в дашборде (фирма — контролёр, мы — обработчик)

• Люди: псевдоним устройства (случайный идентификатор, который телефон создал сам), подпись, которую дала фирма, при необходимости имя и фамилия, IBAN для выплаты компенсации, ставка часа, роли и права.
• Рабочие поездки: дата, время начала и конца, адреса начала и конца, расстояние, показания одометра, цель поездки, объект, сумма компенсации и упрощённая линия маршрута (не более нескольких десятков точек), по которой дашборд определяет объект и время на нём. Поездки приходят только с телефона, который человек сам подключил к фирме кодом приглашения, и только те, что помечены рабочими.
• Чеки: фотография чека и распознанные поля (продавец, дата, сумма, НДС, способ оплаты, последние четыре цифры карты). Полный номер карты не хранится никогда.
• Объекты и клиенты: названия, адреса, контакты, реквизиты.
• Счета, предложения, отчёты о работе, платежи: содержимое документов, PDF «как отправлено», э-счета, кому и когда отправлены.
• Банк: выписки, которые фирма загружает сама (CAMT, CSV), с именами и IBAN контрагентов из этих выписок.
• Входящая почта: письма и вложения, которые присылают на уникальный адрес фирмы вида docs+код@in.odoma.ee, и распознанные из них счета.
• Онлайн-оплата счетов: если фирма подключает Montonio, мы храним её ключи доступа к Montonio и записи о поступивших платежах (сумма, номер заказа, дата). Данные плательщика обрабатывает Montonio.

3.3 Диагностические журналы телефонов

Телефон отправляет нам диагностические журналы только в режиме разработчика, который человек включает сам в настройках приложения. Такие журналы могут содержать координаты и подробности работы трекера и нужны для разбора ошибок. В обычной работе они на сервер не уходят.

4. Чего мы не храним

• Личные поездки. Поездка, помеченная личной, в дашборд не передаётся. Если рабочую поездку переводят в личную, серверная копия удаляется.
• Пароли и полные номера карт. См. выше.
• Данные для рекламы. На сайте и в дашборде нет рекламных сетей, сторонних счётчиков посещаемости и трекеров. Мы не продаём данные и не передаём их брокерам.
• Сырые GPS-треки телефона. В дашборд попадает только упрощённая линия рабочей поездки, описанная в 3.2, а не поток координат.

5. Где данные и кто ещё их видит

Резервные копии базы делаются автоматически: ежедневные хранятся 7 дней, еженедельные — 98 дней; раз в неделю копия выгружается в отдельное хранилище в ЕС с запретом удаления на 30 дней, старые копии удаляются не позднее чем через 12 месяцев.

6. Сколько храним

• Пока аккаунт существует — все данные фирмы. После окончания пробного или оплаченного периода дашборд переходит в режим просмотра, данные не удаляются; телефоны продолжают записывать.
• Не менее 90 дней после окончания оплаченного периода мы храним данные без изменений. После этого мы вправе перевести их в архив или удалить, предупредив письмом на адрес аккаунта не менее чем за 30 дней.
• Удаление фирмы делает владелец аккаунта в настройках. 30 дней данные заморожены и удаление можно отменить, затем всё удаляется безвозвратно; из резервных копий данные исчезают по мере их истечения.
• Счета за тариф, которые мы выставили фирме, — 7 лет по закону о бухгалтерском учёте Эстонии.
• Стоп-лист почты (адреса, с которых пришёл отказ доставки или жалоба) — в виде хэша, пока адрес не подтвердят снова.
• Служебные записи: ключи повторных запросов — 30 дней, счётчики событий интерфейса — 90 дней, ссылки в письмах — от 48 часов до 7 дней.

7. Правовые основания

• Договор (ст. 6(1)(b) GDPR) — аккаунт, тариф, счета, поддержка.
• Поручение фирмы (ст. 28 GDPR) — данные сотрудников, поездок, чеков, клиентов и документов фирмы.
• Законная обязанность (ст. 6(1)(c)) — хранение наших счетов и бухгалтерских записей.
• Законный интерес (ст. 6(1)(f)) — безопасность сервиса, защита от злоупотреблений, технические журналы, копия обращений в поддержку оператору.

8. Ваши права

Владелец аккаунта может в любой момент в дашборде: выгрузить все данные фирмы одним архивом (Настройки → Данные → Экспорт: записи, фото чеков, PDF счетов), исправить реквизиты и записи, удалить фирму с 30-дневной отменой. Сотрудник фирмы обращается к своей фирме; если фирма не отвечает, напишите нам, мы поможем.

Доступ (ст. 15), исправление (16), удаление (17), ограничение (18), переносимость (20), возражение (21) — по письму на sergei.matisen@odoma.ee. Жалобу можно подать в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee).

9. Безопасность

• Соединение только по HTTPS; вход через Firebase Authentication с подтверждением адреса почты; роли и права внутри фирмы.
• Отправка счетов и писем закрыта, пока адрес отправителя не подтверждён; лимиты на письма и запросы.
• Действия оператора над аккаунтами записываются в журнал аудита; восстановление базы на любой момент за 7 дней; резервные копии, описанные выше.
• Сотрудники фирмы в дашборде видны под псевдонимами устройств, имена добавляет только сама фирма.

10. Cookie и хранилище браузера

Сайт odoma.app не ставит cookie и не использует счётчики. Дашборд хранит в браузере данные входа (Firebase Authentication) и ваши настройки экрана в localStorage; сторонних cookie нет.

11. Дети

Дашборд предназначен для фирм и их работников. Мы не заводим аккаунты лицам младше 16 лет.

12. Изменения

О существенных изменениях мы сообщаем письмом на адрес аккаунта и обновляем дату вверху страницы.

Журнал изменений

• 2026-09-04 — первая версия для ODOMA SERVICES OSAÜHING (дашборд и сайт odoma.app).