Условия использования

1. Стороны и документ

Эти условия регулируют использование сайта odoma.app и веб-дашборда dashboard.odoma.app (далее — «дашборд», «сервис»). Исполнитель — ODOMA SERVICES OSAÜHING, регистрационный код 17589729, номер плательщика НДС EE103025241, Kari tn 24-12, Põhja-Tallinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10315, Эстония (далее — «мы»). Клиент — юридическое лицо или предприниматель, который заводит аккаунт для своей хозяйственной деятельности (далее — «фирма», «вы»). Сервис предназначен для предпринимательской деятельности; нормы о защите потребителей к нему не применяются.

Мобильные приложения Odoma Tracker и Odoma Checkit издаёт некоммерческое объединение Odoma Digipädevuse Selts, у них свои условия и своя политика конфиденциальности. Эти условия начинаются там, где данные с телефона по решению человека попадают в дашборд его работодателя.

2. Принятие условий

Создавая аккаунт, выбирая тариф или оплачивая счёт, вы принимаете эти условия и политику конфиденциальности. Человек, который создаёт аккаунт фирмы, подтверждает, что вправе действовать от её имени. Владелец аккаунта отвечает за действия всех участников, которым он дал доступ.

3. Что входит в услугу

Дашборд принимает рабочие поездки и чеки с подключённых телефонов, считает километры, время на объекте, компенсацию по нормам страны, ведёт объекты, клиентов, счета, предложения, отчёты о работе, входящие счета и, на соответствующих ступенях, возмещения, сверку по банку и бухгалтерские записи. Состав ступеней «Сам», «Бригада» и «Фирма», лимиты людей, устройств, мест и входящих документов описаны в разделе «Тариф» дашборда и на странице цен; действующая редакция каталога — в дашборде.

Пробный период. Новая фирма получает 14 дней с возможностями ступени «Фирма» без оплаты. После его окончания дашборд переходит в режим просмотра: всё накопленное видно, отправка документов и изменения закрыты, приём поездок и чеков с телефонов продолжается.

Приём данных не прекращается. Ни истечение пробы, ни неоплата счёта не останавливают приём заработанных километров и чеков с подключённых телефонов. Приём останавливается только при приостановке аккаунта за нарушение (раздел 11) и при удалении фирмы.

4. Аккаунт, участники, телефоны

• Аккаунт создаётся через Google, Apple или по адресу почты и паролю. Отправка документов клиентам открывается после подтверждения адреса почты.
• Владелец аккаунта приглашает участников и назначает им роли. За сохранность учётных данных и за действия участников отвечает фирма.
• Телефон сотрудника подключается к фирме кодом приглашения, который сотрудник вводит сам. В дашборд с телефона приходят только поездки, помеченные рабочими; личные поездки не передаются. Сотрудник может разорвать связку в приложении в любой момент.
• Лимиты ступени действуют на подключение новых единиц: пригласить человека, добавить устройство, завести вторую фирму. На уже подключённые телефоны и на приём их данных лимиты не действуют.

5. Тарифы и оплата

• Цены указаны без НДС; НДС Эстонии добавляется в счёт по действующей ставке. Период оплаты — месяц или год; год оплачивается как десять месяцев.
• Счёт. Выбор ступени в дашборде создаёт счёт со сроком оплаты 14 дней. Счёт виден в разделе «Тариф», копия уходит на почту. Оплата — банковским переводом на реквизиты в счёте с указанием номера ссылки. Номер ссылки постоянный на аккаунт, его можно использовать в постоянном платёжном поручении.
• Включение тарифа. Ступень вступает в силу после поступления оплаты; оплаченный период отсчитывается с этого дня либо продлевает уже оплаченный.
• Продление. За 14 дней до конца оплаченного периода мы выставляем счёт на следующий период на тех же условиях. Если продлевать вы не хотите, счёт можно не оплачивать: после конца периода дашборд перейдёт в режим просмотра. Напоминания приходят до срока и после него.
• Сверх лимита. Входящие документы сверх лимита ступени оплачиваются по 0,15 € за документ; они считаются за предыдущий оплаченный период и добавляются отдельной строкой в счёт на продление.
• Смена ступени. Переход на другую ступень оформляется новым счётом; ступень меняется после его оплаты.
• Возврат. Оплаченный период не возвращается. Если сервис был недоступен по нашей вине более трёх суток подряд, мы продлеваем оплаченный период на время недоступности.
• Изменение цен. О новых ценах мы сообщаем письмом не менее чем за 30 дней; на уже оплаченный период они не действуют. Если цена вам не подходит, достаточно не оплачивать следующий счёт.
• Оплата ваших счетов вашими клиентами через Montonio — по договору между вами и Montonio; мы лишь показываем кнопку и отмечаем поступление. Деньги ваших клиентов через нас не проходят.

6. Данные фирмы и их обработка

Данные, которые вы и ваши сотрудники вносите в дашборд или передаёте с телефонов, — ваши. По смыслу Общего регламента о защите данных вы — контролёр, мы — обработчик по вашему поручению. Этот раздел — договор об обработке по статье 28 регламента.

• Предмет и цель: ведение поездок, чеков, объектов, клиентов, документов и расчётов фирмы в дашборде. Категории данных и субъектов описаны в политике конфиденциальности.
• Поручение. Мы обрабатываем данные только для оказания услуги и по вашим документированным указаниям, которыми считается использование дашборда по назначению и ваши запросы в поддержку.
• Конфиденциальность. Доступ к данным фирмы имеют только лица, обязанные хранить тайну; оператор сервиса заходит в данные фирмы только для поддержки по вашему запросу или для устранения сбоя, и такие действия записываются в журнал.
• Субобработчики: Google Cloud и Firebase (серверы, база, файлы, вход), Brevo (почта), Google Cloud Translation и Telegram (обращения в поддержку), Montonio (если вы подключили онлайн-оплату). О замене или добавлении субобработчика мы сообщаем письмом не менее чем за 30 дней; при возражении вы вправе расторгнуть договор до вступления изменения в силу.
• Безопасность: шифрование при передаче, аутентификация, роли и права, журнал действий оператора, резервные копии и восстановление на момент времени, ограничения на отправку писем.
• Помощь. Мы помогаем вам отвечать на запросы субъектов данных и выполнять обязанности по безопасности и оценке воздействия в пределах того, что знаем о данных.
• Инциденты. О нарушении безопасности, затрагивающем ваши данные, мы сообщаем без неоправданной задержки, не позднее 72 часов после того, как узнали о нём.
• Возврат и удаление. В любой момент вы можете выгрузить все данные фирмы архивом и удалить фирму в настройках. После удаления действует 30-дневная отмена, затем данные удаляются безвозвратно, из резервных копий — по мере их истечения.
• Проверка. По запросу мы предоставляем сведения, необходимые для подтверждения выполнения этих обязанностей, включая описание мер безопасности и список субобработчиков.
• Место обработки: Европейский союз и Великобритания (база данных; передача на основании решения Европейской комиссии об адекватности).

7. Обязанности клиента

• Вы сообщаете своим сотрудникам, что их рабочие поездки и чеки попадают в дашборд фирмы, и обеспечиваете правовое основание такой обработки по своему трудовому и внутреннему порядку. Само приложение спрашивает согласие человека при подключении к фирме, но обязанность работодателя это не заменяет.
• Вы вносите в дашборд только те данные клиентов, поставщиков и сотрудников, на которые у вас есть право.
• Вы не пытаетесь получить доступ к чужим данным, не нагружаете сервис автоматическими запросами вне документированного использования и не вмешиваетесь в его работу.
• Реквизиты фирмы в дашборде должны быть верными: они попадают в счета вашим клиентам и в налоговые документы.

8. Точность расчётов и решения

Километры, время на объекте, компенсация, часовая выручка и маржа — измерение и расчёт по данным телефонов и по введённым вами ставкам. Телефон и спутниковая навигация ошибаются; эталон расстояния — одометр автомобиля, и дашборд даёт инструменты сверки и правки. Решения о выплатах сотрудникам, о налогах, о ценах для клиентов принимаете вы, и ответственность за них несёте вы. Распознанные чеки и входящие счета нужно проверять перед тем, как по ним платить или учитывать. Мы не оказываем бухгалтерских и налоговых консультаций; правила компенсаций по странам в дашборде — справочные.

9. Права на сервис и на данные

Сервис, его код, дизайн, тексты и товарный знак Odoma принадлежат нам и нашим лицензиарам; вы получаете неисключительное право пользоваться дашбордом на время действия аккаунта. Ваши данные остаются вашими; вы даёте нам право обрабатывать их ровно в той мере, в какой это нужно для оказания услуги. Обезличенные показатели использования сервиса, из которых нельзя восстановить фирму или человека, мы вправе использовать для развития продукта.

10. Доступность и поддержка

Мы стараемся держать сервис доступным круглосуточно, но не гарантируем отсутствие перерывов. О плановых работах, влияющих на доступность, мы сообщаем заранее в дашборде или письмом. Поддержка — через раздел «Поддержка» в дашборде и по почте; на ступени «Фирма» обращения обрабатываются в первую очередь. Мы можем менять и развивать функции сервиса; существенное сокращение функций оплаченной ступени в течение оплаченного периода не допускается.

11. Приостановка, расторжение, удаление

• Неоплата не приостанавливает аккаунт: дашборд переходит в режим просмотра, приём данных продолжается, данные хранятся. Оплата возвращает полный режим в тот же день.
• Нарушение этих условий, злоупотребление сервисом или использование его для противоправных целей даёт нам право приостановить аккаунт после предупреждения, а при существенном нарушении — сразу. Приостановленному аккаунту доступен просмотр и выгрузка данных.
• Расторжение вами — удаление фирмы в настройках: 30 дней данные заморожены и удаление можно отменить, затем всё удаляется. Перед удалением вы можете выгрузить все данные архивом.
• Хранение после окончания оплаты. Не менее 90 дней после окончания оплаченного периода данные хранятся без изменений. После этого мы вправе перевести их в архив или удалить, предупредив письмом на адрес аккаунта не менее чем за 30 дней.

12. Гарантии и ответственность

Сервис предоставляется «как есть». Мы не гарантируем, что он подойдёт для конкретной цели, будет работать без ошибок или что расчёты совпадут с оценкой налоговой службы или бухгалтера. В пределах, допускаемых правом, мы не отвечаем за упущенную выгоду, косвенные и последующие убытки. Наша совокупная ответственность по всем требованиям за год ограничена суммой, которую фирма уплатила нам за 12 месяцев до события; при отсутствии оплаты — 100 евро. Ограничения не действуют при умысле и грубой неосторожности и в случаях, где закон их не допускает.

13. Изменения условий

Мы можем менять эти условия. О существенных изменениях мы сообщаем письмом на адрес аккаунта не менее чем за 30 дней и обновляем дату вверху страницы. Если изменения вам не подходят, вы вправе расторгнуть договор до их вступления в силу; неоплаченные счета за уже оказанную услугу это не отменяет. Продолжение использования после даты вступления означает принятие.

14. Право и споры

К этим условиям применяется право Эстонской Республики. Спор стороны сначала пытаются решить переговорами по почте; если за 30 дней не удалось, спор рассматривает Харьюский уездный суд (Harju Maakohus).

Вопросы по условиям: sergei.matisen@odoma.ee.

Журнал изменений

• 2026-09-04 — первая версия для ODOMA SERVICES OSAÜHING (дашборд и сайт odoma.app).