Условия использования

1. Стороны и документ

Эти условия регулируют использование сайта odoma.app и веб-дашборда dashboard.odoma.app (далее — «дашборд», «сервис»). Исполнитель — ODOMA SERVICES OSAÜHING, регистрационный код 17589729, номер плательщика НДС EE103025241, адрес Kari tn 24-12, 10315 Tallinn, Эстония, почта support@odoma.ee (далее — «мы»). Клиент — юридическое лицо или предприниматель, который заводит аккаунт для своей хозяйственной деятельности (далее — «фирма», «вы»). Сервис предназначен для предпринимательской деятельности; нормы о защите потребителей к нему не применяются.

Мобильные приложения Odoma Tracker и Odoma Checkit издаёт некоммерческое объединение Odoma Digipädevuse Selts, у них свои условия и своя политика конфиденциальности. Условия приложений заканчиваются там, где данные с телефона по решению человека попадают в дашборд его работодателя; дальше действуют эти условия.

2. Принятие условий

Создавая аккаунт, выбирая тариф или оплачивая счёт, вы принимаете эти условия и политику конфиденциальности. При создании фирмы и перед выбором тарифа дашборд просит отметить согласие с ними; без отметки продолжить нельзя. Человек, который создаёт аккаунт фирмы, подтверждает, что вправе действовать от её имени. Владелец аккаунта отвечает за действия всех участников, которым он дал доступ.

3. Что входит в услугу

Дашборд принимает рабочие поездки и чеки с подключённых телефонов, считает километры, время на объекте, компенсацию по нормам страны, ведёт объекты, клиентов, счета, предложения, отчёты о работе, входящие счета и, на соответствующих ступенях, возмещения, сверку по банку и бухгалтерские записи. Состав ступеней «Solo», «Команда» и «Фирма», лимиты людей, устройств, мест и входящих документов описаны в разделе «Тариф» дашборда и на странице цен; действующая редакция каталога — в дашборде.

Пробный период. Новая фирма получает 14 дней с возможностями ступени «Фирма» без оплаты. После его окончания дашборд переходит в режим просмотра: всё накопленное видно, отправка документов и изменения закрыты, синхронизация с телефонами прекращается.

Синхронизация без оплаты. Когда проба закончилась, а тариф не оплачен, или истёк оплаченный период, синхронизация с телефонами прекращается: телефоны продолжают записывать поездки и чеки у себя, в дашборд они приходят после оплаты. Уже накопленные в дашборде данные хранятся (раздел 11).

4. Аккаунт, участники, телефоны

• Аккаунт создаётся через Google, Apple или по адресу почты и паролю. Отправка документов клиентам открывается после подтверждения адреса почты.
• Владелец аккаунта приглашает участников и назначает им роли. За сохранность учётных данных и за действия участников отвечает фирма.
• Телефон сотрудника подключается к фирме кодом приглашения, который сотрудник вводит сам. В дашборд с телефона приходят только поездки, помеченные рабочими; личные поездки не передаются. Сотрудник может разорвать связку в приложении в любой момент.
• Лимиты ступени действуют на подключение новых единиц: пригласить человека, добавить устройство, завести вторую фирму. На уже подключённые телефоны и на приём их данных лимиты не действуют.

5. Покупка, оплата и доступ

5.1 Как купить

1. Зарегистрируйте фирму в дашборде dashboard.odoma.app — 14 дней пробы начинаются сразу.
2. В разделе «Тариф» отметьте согласие с этими условиями и политикой конфиденциальности и выберите ступень и период — месяц или год.
3. Дашборд создаёт счёт со сроком оплаты 14 дней. Счёт виден в разделе «Тариф», копия уходит на почту для счетов.
4. Оплатите счёт одним из способов из пункта 5.2.
5. После поступления оплаты тариф включается (пункт 5.3), а счёт получает отметку «Оплачен».

5.2 Способы оплаты и валюта

• Валюта — евро (EUR). Цены указаны без НДС; НДС Эстонии добавляется в счёт по действующей ставке. Период оплаты — месяц или год; год оплачивается как десять месяцев.
• Банковский перевод на реквизиты в счёте с указанием номера ссылки. Номер ссылки постоянный на аккаунт, его можно использовать в постоянном платёжном поручении.
• Онлайн-оплата банк-ссылкой или банковской картой через платёжного посредника MakeCommerce — Maksekeskus AS, регистрационный код 12268475, Liivalaia 45, 10145 Tallinn, Эстония. Платёж проходит на странице MakeCommerce: данные карты и вход в интернет-банк вводятся там, мы их не получаем и не храним.
• Способы, доступные для конкретного счёта, показаны у него в разделе «Тариф».

5.3 Доступ к услуге

• Услуга цифровая, физически ничего не доставляется. Доступ к дашборду открывается сразу после регистрации по адресу dashboard.odoma.app — через Google, Apple или по почте и паролю.
• Включение тарифа. При онлайн-оплате — после того, как MakeCommerce подтвердит платёж, как правило в течение нескольких минут; при банковском переводе — после поступления платежа на наш счёт, как правило в течение одного–двух рабочих дней. Оплаченный период отсчитывается с этого дня либо продлевает уже оплаченный.

5.4 Продление, смена ступени, лимиты, цены

• Продление. За 14 дней до конца оплаченного периода мы выставляем счёт на следующий период на тех же условиях. Напоминания приходят до срока и после него.
• Смена ступени. Переход на другую ступень оформляется новым счётом; ступень меняется после его оплаты. Пока счёт не оплачен, выбор можно отменить в разделе «Тариф»: счёт аннулируется, действующий тариф остаётся.
• Сверх лимита. Входящие документы сверх лимита ступени оплачиваются по 0,15 € за документ; они считаются за предыдущий оплаченный период и добавляются отдельной строкой в счёт на продление.
• Изменение цен. О новых ценах мы сообщаем письмом не менее чем за 30 дней; на уже оплаченный период они не действуют. Если цена вам не подходит, достаточно не оплачивать следующий счёт.

5.5 Отказ от услуги и возвраты

• Как перестать пользоваться. Не выбирать тариф после пробы; отменить выбор, пока счёт не оплачен; не оплачивать счёт на продление — после конца оплаченного периода дашборд перейдёт в режим просмотра; удалить фирму в настройках (раздел 11). Отдельного заявления не нужно, автоматических списаний нет.
• Возврат оплаты. Оплаченный период не возвращается. Если сервис был недоступен по нашей вине более трёх суток подряд, мы продлеваем оплаченный период на время недоступности. Ошибочный или повторный платёж по одному счёту мы возвращаем по запросу на support@odoma.ee в течение 14 дней тем же способом, которым он был сделан.
• Право отказа потребителя — 14 дней по § 56 Закона об обязательственном праве — к этому договору не применяется: оно действует в договорах с потребителями (§ 52), а сервис предоставляется только предпринимателям для их хозяйственной деятельности (раздел 1).

Оплата ваших счетов вашими клиентами через Montonio — по договору между вами и Montonio; мы лишь показываем кнопку и отмечаем поступление. Деньги ваших клиентов через нас не проходят.

6. Данные фирмы и их обработка

Данные, которые вы и ваши сотрудники вносите в дашборд или передаёте с телефонов, — ваши. По смыслу Общего регламента о защите данных вы — контролёр, мы — обработчик по вашему поручению. Этот раздел — договор об обработке по статье 28 регламента.

• Предмет и цель: ведение поездок, чеков, объектов, клиентов, документов и расчётов фирмы в дашборде. Категории данных и субъектов описаны в политике конфиденциальности.
• Поручение. Мы обрабатываем данные только для оказания услуги и по вашим документированным указаниям, которыми считается использование дашборда по назначению и ваши запросы в поддержку.
• Конфиденциальность. Доступ к данным фирмы имеют только лица, обязанные хранить тайну; оператор сервиса заходит в данные фирмы только для поддержки по вашему запросу или для устранения сбоя, и такие действия записываются в журнал.
• Субобработчики: Google Cloud и Firebase (серверы, база, файлы, вход), Brevo (почта), Google Cloud Translation и Telegram (обращения в поддержку), Montonio (если вы подключили онлайн-оплату). О замене или добавлении субобработчика мы сообщаем письмом не менее чем за 30 дней; при возражении вы вправе расторгнуть договор до вступления изменения в силу.
• Безопасность: шифрование при передаче, аутентификация, роли и права, журнал действий оператора, резервные копии и восстановление на момент времени, ограничения на отправку писем.
• Помощь. Мы помогаем вам отвечать на запросы субъектов данных и выполнять обязанности по безопасности и оценке воздействия в пределах того, что знаем о данных.
• Инциденты. О нарушении безопасности, затрагивающем ваши данные, мы сообщаем без неоправданной задержки, не позднее 72 часов после того, как узнали о нём.
• Возврат и удаление. В любой момент вы можете выгрузить все данные фирмы архивом и удалить фирму в настройках. После удаления действует 30-дневная отмена, затем данные удаляются безвозвратно, из резервных копий — по мере их истечения.
• Проверка. По запросу мы предоставляем сведения, необходимые для подтверждения выполнения этих обязанностей, включая описание мер безопасности и список субобработчиков.
• Место обработки: Европейский союз (регион europe-west3, Франкфурт).

7. Обязанности клиента

• Вы сообщаете своим сотрудникам, что их рабочие поездки и чеки попадают в дашборд фирмы, и обеспечиваете правовое основание такой обработки по своему трудовому и внутреннему порядку. Само приложение спрашивает согласие человека при подключении к фирме, но обязанность работодателя это не заменяет.
• Вы вносите в дашборд только те данные клиентов, поставщиков и сотрудников, на которые у вас есть право.
• Вы не пытаетесь получить доступ к чужим данным, не нагружаете сервис автоматическими запросами вне документированного использования и не вмешиваетесь в его работу.
• Реквизиты фирмы в дашборде должны быть верными: они попадают в счета вашим клиентам и в налоговые документы.

8. Точность расчётов и решения

Километры, время на объекте, компенсация, часовая выручка и маржа — измерение и расчёт по данным телефонов и по введённым вами ставкам. Телефон и спутниковая навигация ошибаются; эталон расстояния — одометр автомобиля, и дашборд даёт инструменты сверки и правки. Решения о выплатах сотрудникам, о налогах, о ценах для клиентов принимаете вы, и ответственность за них несёте вы. Распознанные чеки и входящие счета нужно проверять перед тем, как по ним платить или учитывать. Мы не оказываем бухгалтерских и налоговых консультаций; правила компенсаций по странам в дашборде — справочные.

9. Права на сервис и на данные

Сервис, его код, дизайн, тексты и товарный знак Odoma принадлежат нам и нашим лицензиарам; вы получаете неисключительное право пользоваться дашбордом на время действия аккаунта. Ваши данные остаются вашими; вы даёте нам право обрабатывать их ровно в той мере, в какой это нужно для оказания услуги. Обезличенные показатели использования сервиса, из которых нельзя восстановить фирму или человека, мы вправе использовать для развития продукта.

10. Доступность и поддержка

Мы стараемся держать сервис доступным круглосуточно, но не гарантируем отсутствие перерывов. О плановых работах, влияющих на доступность, мы сообщаем заранее в дашборде или письмом. Поддержка — через раздел «Поддержка» в дашборде и по почте; на ступени «Фирма» обращения обрабатываются в первую очередь. Мы можем менять и развивать функции сервиса; существенное сокращение функций оплаченной ступени в течение оплаченного периода не допускается.

11. Приостановка, расторжение, удаление

• Неоплата не приостанавливает аккаунт: дашборд переходит в режим просмотра, синхронизация с телефонами прекращается до оплаты, данные хранятся. Оплата возвращает полный режим, как только платёж поступил (пункт 5.3).
• Нарушение этих условий, злоупотребление сервисом или использование его для противоправных целей даёт нам право приостановить аккаунт после предупреждения, а при существенном нарушении — сразу. Приостановленному аккаунту доступен просмотр и выгрузка данных.
• Расторжение вами — удаление фирмы в настройках: 30 дней данные заморожены и удаление можно отменить, затем всё удаляется. Перед удалением вы можете выгрузить все данные архивом.
• Хранение после окончания оплаты. Не менее 90 дней после окончания оплаченного периода данные хранятся без изменений. После этого мы вправе перевести их в архив или удалить, предупредив письмом на адрес аккаунта не менее чем за 30 дней.

12. Гарантии и ответственность

Сервис предоставляется «как есть». Мы не гарантируем, что он подойдёт для конкретной цели, будет работать без ошибок или что расчёты совпадут с оценкой налоговой службы или бухгалтера. В пределах, допускаемых правом, мы не отвечаем за упущенную выгоду, косвенные и последующие убытки. Наша совокупная ответственность по всем требованиям за год ограничена суммой, которую фирма уплатила нам за 12 месяцев до события; при отсутствии оплаты — 100 евро. Ограничения не действуют при умысле и грубой неосторожности и в случаях, где закон их не допускает.

13. Изменения условий

Мы можем менять эти условия. О существенных изменениях мы сообщаем письмом на адрес аккаунта не менее чем за 30 дней и обновляем дату вверху страницы. Если изменения вам не подходят, вы вправе расторгнуть договор до их вступления в силу; неоплаченные счета за уже оказанную услугу это не отменяет. Продолжение использования после даты вступления означает принятие.

14. Право и споры

К этим условиям применяется право Эстонской Республики. Спор стороны сначала пытаются решить переговорами по почте; если за 30 дней не удалось, спор рассматривает Харьюский уездный суд (Harju Maakohus).

Условия составлены на эстонском, русском и английском языках; при расхождении между версиями главенствует эстонская.

Вопросы по условиям: support@odoma.ee.

Журнал изменений

• 2026-09-04 — первая версия для ODOMA SERVICES OSAÜHING (дашборд и сайт odoma.app).
• 2026-09-14 — переводы на английский и эстонский версии от 2026-09-04; в раздел 14 добавлено: при расхождении главенствует эстонская версия.
• 2026-09-22 — место обработки в разделе 6: только Европейский союз (база данных перенесена из Великобритании в регион europe-west3, Франкфурт); условия по существу не менялись.
• 2026-09-27 — раздел 5 стал «Покупка, оплата и доступ»: порядок покупки по шагам, способы оплаты и валюта, онлайн-оплата через платёжного посредника MakeCommerce (Maksekeskus AS), доступ к услуге, отказ и возвраты; в разделе 1 — адрес и почта поддержки, уточнена граница с условиями приложений; в разделе 2 — отметка согласия перед выбором тарифа; в разделах 3 и 11 — без оплаты синхронизация с телефонами прекращается (так сервис работает с 17.09.2026).
• 2026-09-30 — текст условий не менялся; редакция сдвинута вместе с политикой конфиденциальности (в ней новый раздел 3.4 — письма фирмам о дашборде), потому что отметка о принятии ссылается на пару «условия и политика».